← Torna a T.U. Documentazione Amministrativa (D.P.R. 445/2000)
Ultimo aggiornamento: 23 Maggio 2026
Fonte: Normattiva.it · Gazzetta Ufficiale
Indice
  1. Testo dell'articolo
  2. Commento
  3. Massime giurisprudenziali
  4. Pronunce Corte Costituzionale
  5. Prassi e linee guida
  6. Casi pratici
  7. Domande frequenti
  8. Vedi anche
In sintesi
  • Contiene le definizioni fondamentali del T.U. sulla documentazione amministrativa.
  • Distingue documento amministrativo, documento informatico, documento di riconoscimento e certificato.
  • Definisce dichiarazione sostitutiva di certificazione e dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà.
  • Introduce il glossario di autenticazione, legalizzazione, gestione e archivio dei documenti.
  • Costituisce la cornice lessicale per tutte le disposizioni del D.P.R. 445/2000.

Testo dell'articoloVigente

Art. 1 D.P.R. 445/2000 — Articolo 1

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa

1. 1. Ai fini del presente testo unico si intende per: a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III, del presente testo unico; b) DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di altri Stati, che consenta l'identificazione personale del titolare; d) DOCUMENTO D'IDENTITÀ la carta d'identità ed ogni altro documento munito di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione competente dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di dimostrare l'identità personale del suo titolare; e) DOCUMENTO D'IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta d'identità elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del quindicesimo anno di età; f) CERTIFICATO il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche; g) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento, sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione del certificato di cui alla lettera f); h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO DI NOTORIETÀ il documento sottoscritto dall'interessato, concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo unico; i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE, l'attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità della persona che sottoscrive; l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché dell'autenticità della firma stessa; m) LEGALIZZAZIONE DI FOTOGRAFIA l'attestazione, da parte di una pubblica amministrazione competente, che un'immagine fotografica corrisponde alla persona dell'interessato; n) FIRMA DIGITALE è un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; o) AMMINISTRAZIONI PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l'utenza, i gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni sostitutive di cui alle lettere g) e h) ovvero provvedono agli accertamenti d'ufficio ai sensi dell'articolo 43; p) AMMINISTRAZIONI CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71; q) GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi automatizzati; r) SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti; s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l'apposizione o l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso; t) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; u) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; v) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; z) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; aa) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; bb) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; cc) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; dd) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; ee) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; ff) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; gg) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; hh) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; ii) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; ll) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; mm) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; nn) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 ; oo) LETTERA ABROGATA DAL D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82 .

Commento

Funzione del glossario

L'articolo 1 apre il D.P.R. 445/2000 con un catalogo di definizioni che rappresenta la chiave di lettura dell'intero testo unico. Senza un glossario condiviso, gli istituti dell'autocertificazione, della legalizzazione e della gestione documentale rischierebbero applicazioni difformi fra amministrazioni. La norma assolve quindi a una funzione di stabilizzazione concettuale, replicata in molti testi unici di diritto amministrativo.

Documento amministrativo e documento informatico

La definizione di documento amministrativo abbraccia ogni rappresentazione del contenuto di atti, anche interni, della pubblica amministrazione o utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Il documento informatico, definito come rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, anticipa la disciplina poi consolidata nel Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005). Il raccordo è esplicito: per la trasmissione si rinvia al capo II, sezione III del testo unico, oggi in larga parte sostituito dal CAD.

Documenti di identità e di riconoscimento

La distinzione fra documento di riconoscimento, documento di identità e documento di identità elettronico è funzionale alle regole sull'autenticazione delle istanze (art. 38) e sulla legalizzazione delle fotografie (art. 34). Il documento di riconoscimento è ogni documento munito di fotografia rilasciato da una pubblica amministrazione che consente l'identificazione personale. Il documento di identità, in senso stretto, ha invece la finalità prevalente di dimostrare l'identità personale del titolare.

Certificato, dichiarazioni sostitutive e autenticazione

Il certificato è il documento rilasciato dalla pubblica amministrazione che riproduce stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri. Le dichiarazioni sostitutive di certificazione (art. 46) e di atto di notorietà (art. 47) sono il cuore del sistema dell'autocertificazione: consentono al cittadino di sostituire i certificati con una propria dichiarazione assunta sotto la responsabilità penale prevista dall'art. 76. L'autenticazione della sottoscrizione, definita come attestazione da parte del pubblico ufficiale che la firma è stata apposta in sua presenza, è la condizione tecnica per molti utilizzi documentali.

Legalizzazione e gestione documentale

La legalizzazione è l'attestazione ufficiale della qualifica del pubblico ufficiale che ha firmato un atto e dell'autenticità della firma stessa. La definizione apre le regole degli articoli 30-33, che disciplinano gli atti soggetti e quelli esenti, fino al regime delle firme da e per l'estero. Le definizioni di gestione, archivio e classificazione dei documenti, infine, gettano le basi della normativa sulla conservazione e sulla protocollazione, sviluppata nei capi successivi e nei provvedimenti AgID.

Effetti pratici e raccordi

Il glossario dell'articolo 1 è applicato quotidianamente dagli uffici protocollo, dagli URP e dagli enti che ricevono istanze. La corretta qualificazione del documento condiziona l'obbligo di conservazione, le regole di accesso ai sensi della L. 241/1990 e la disciplina della firma elettronica. Numerose circolari della Funzione Pubblica e del Dipartimento per la trasformazione digitale richiamano queste definizioni per chiarire il perimetro applicativo di autocertificazioni, copie conformi e PEC.

Massime giurisprudenziali

Cass. Unite Civili, sent. n. 16412/2007

Le nozioni di documento amministrativo, certificato e dichiarazione sostitutiva delineate dall'art. 1 del D.P.R. 445/2000 hanno portata generale e trovano applicazione anche al di fuori dei procedimenti amministrativi in senso stretto, ogni qual volta sia in rilievo un'attivita' di documentazione di stati, fatti o qualita' personali rilevanti per la P.A.

Perché è importante: alta

Cass. VI Penale, sent. n. 29280/2019

Ai fini dell'art. 1 del D.P.R. 445/2000 e' documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni, indipendentemente dal supporto cartaceo o informatico utilizzato; ne consegue che la falsa formazione di tale documento integra il reato di falso ai sensi degli artt. 476 e 482 c.p.

Perché è importante: alta

Pronunce della Corte Costituzionale

Sentenza n. 20/2020

La Corte ha ribadito che la disciplina della documentazione amministrativa e delle dichiarazioni sostitutive di cui al D.P.R. 445/2000 attiene alla materia dell'ordinamento civile e dell'azione amministrativa, di competenza statale ex art. 117, secondo comma, Cost., e mira a garantire l'uniforme funzionamento dei rapporti tra cittadino e P.A. su tutto il territorio nazionale.

Consulta la pronuncia su www.cortecostituzionale.it

Prassi e linee guida

Testo coordinato · D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 (T.U. Documentazione Amministrativa)

Pubblicazione integrale del testo unico nella Gazzetta Ufficiale n. 42 del 20 febbraio 2001 - Supplemento Ordinario n. 30; testo di riferimento per definizioni, dichiarazioni sostitutive, certificati e gestione documentale.

Leggi il documento su www.gazzettaufficiale.it

Documento di indirizzo · Decertificazione

Indicazioni operative per l'attuazione del principio di decertificazione (art. 15 L. 183/2011) nei rapporti con le pubbliche amministrazioni: le P.A. non possono piu' chiedere certificati ai cittadini ma devono acquisire d'ufficio le informazioni o accettare dichiarazioni sostitutive ex art. 46 e 47 del D.P.R. 445/2000.

Leggi il documento su www.funzionepubblica.gov.it

Casi pratici

Caso 1: Qualificazione di una mail PEC come documento amministrativo

Caso 2: Identificazione con patente di guida

Domande frequenti

Cosa distingue il documento amministrativo dal documento informatico?

Il documento amministrativo è ogni rappresentazione del contenuto di atti delle pubbliche amministrazioni, indipendentemente dal supporto. Il documento informatico, definito come rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, è una specifica modalità tecnica disciplinata in dettaglio dal Codice dell'amministrazione digitale.

Tutti i documenti con fotografia sono documenti di identità?

No. La norma distingue il documento di riconoscimento, che serve a identificare il titolare, dal documento di identità, che ha come finalità prevalente la dimostrazione dell'identità personale. La patente di guida è documento di riconoscimento equipollente alla carta d'identità ai sensi dell'articolo 35.

La dichiarazione sostitutiva sostituisce davvero il certificato?

Sì. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 producono gli stessi effetti del certificato che sostituiscono, salva la responsabilità penale dell'articolo 76 per dichiarazioni mendaci e i controlli previsti dall'articolo 71.

A cura di
Andrea Marton — Autore e divulgatore giuridico
Autore e responsabile editoriale di La Legge in Chiaro, portale di divulgazione giuridica gratuita su 54 testi e codici italiani. I contenuti hanno scopo informativo e divulgativo e non costituiscono consulenza professionale. Profilo completo →
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.