Art. 34 ter TUPI — Anagrafe dei dipendenti della pubblica ammini…

L'art. 34-ter del TUPI, introdotto dall'art. 3 del D.L. 9 giugno 2021, n. 80, convertito dalla L. 6 agosto 2021, n. 113, e una norma strumentale chiave per la modernizzazione amministrativa: avvia il censimento anagrafico permanente dei dipendenti pubblici e il completamento del fascicolo elettronico del dipendente. La disposizione si colloca al crocevia tra riforma della PA, attuazione del PNRR e tutela dei dati personali.

Inquadramento normativo

La gestione del personale pubblico ha tradizionalmente sofferto di una frammentazione informativa: dati sparsi su sistemi diversi (paghe, presenze, formazione, fascicolo personale cartaceo), con duplicazioni, errori e impossibilita di policy basate sui dati. L'art. 34-ter risponde a tale frammentazione mediante un sistema centralizzato che si avvale della base dati del personale del MEF (Sistema PerlaPA, NoiPA, e relativi sistemi di rilevazione), ampliata in attuazione del Piano triennale per l'informatica nella PA 2017-2019. La norma e strettamente collegata alla missione M1C1 del PNRR («Digitalizzazione, innovazione e sicurezza nella PA») che destina risorse ingenti alla trasformazione digitale dell'amministrazione.

Strumenti: censimento e fascicolo elettronico

Il censimento permanente e qualcosa di piu di una semplice anagrafica statica: e un'attività continuativa di rilevazione, aggiornamento e integrazione dei dati sul personale di tutte le PA di cui all'art. 1, comma 2, TUPI e degli enti pubblici economici. L'obiettivo e disporre in tempo reale di dati su numerosita, qualifica, profili, mobilita, formazione, assenze. Il fascicolo elettronico del dipendente, gia previsto da numerose disposizioni precedenti (in particolare dal CAD, D.Lgs. 82/2005, e dall'art. 55 D.Lgs. 33/2013), trova qui il proprio completamento: contiene dati anagrafici, curriculum, contratti, valutazioni, certificazioni, formazione, provvedimenti disciplinari, in formato digitale e interoperabile.

Modalita di funzionamento (rinvio al DM)

La norma rinvia a un decreto interministeriale per la disciplina concreta: emanato dal Ministro per la PA e dal MEF, di concerto con il Ministro per l'innovazione tecnologica e la transizione digitale, da adottare entro trenta giorni, previa intesa in Conferenza unificata. Tale rinvio garantisce la flessibilita tecnica necessaria per adattare il sistema all'evoluzione tecnologica, e al contempo il coinvolgimento delle autonomie regionali e locali, i cui dipendenti sono parte rilevante del censimento. Il decreto disciplina modalita di funzionamento e di comunicazione dei dati, formati, frequenze, eventuali validazioni.

Tutela della privacy

La norma e particolarmente cauta sul versante della protezione dei dati personali: il trattamento e espressamente subordinato al rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003 come novellato dal D.Lgs. 101/2018). Si tratta di un richiamo doveroso, dato che i dati trattati includono categorie particolari di dati (assenze per malattia, eventuali invalidita, dati anagrafici familiari, valutazioni). L'amministrazione titolare del trattamento (Dipartimento Funzione Pubblica e singole PA) deve garantire: i) basi giuridiche corrette (art. 6 e art. 9 GDPR); ii) informativa adeguata; iii) misure di sicurezza tecniche e organizzative (art. 32 GDPR); iv) valutazione d'impatto (DPIA, art. 35 GDPR) per trattamenti ad alto rischio; v) minimizzazione e finalita.

Profili operativi per le PA

Le amministrazioni dovranno: i) alimentare il sistema centrale con i dati richiesti, secondo i formati e i tempi del decreto attuativo; ii) verificare la qualita dei dati (un censimento basato su dati sporchi produce policy errate); iii) integrare i propri sistemi gestionali con il sistema centrale (interoperabilita); iv) aggiornare le proprie informative privacy e i registri dei trattamenti; v) nominare i responsabili del trattamento per i fornitori che gestiscono porzioni del sistema. Per le piccole amministrazioni l'onere puo essere significativo, anche se la norma richiede attuazione «senza nuovi o maggiori oneri».

Profili pratici e governance

Il successo dell'iniziativa dipende dalla governance: serve un coordinamento stabile tra DFP, MEF, Dipartimento Innovazione, Garante privacy. La Corte dei conti, in sede di referto al Parlamento, ha gia evidenziato come l'efficacia del censimento dipenda dalla qualita dei dati alimentati dalle PA. Anche in chiave di gestione strategica delle risorse umane, l'anagrafe e strumento abilitante per: mobilita inter-amministrativa, fabbisogni di personale (art. 6 TUPI), programmazione formativa, monitoraggio degli equilibri di genere e di carriera, contrasto al lavoro irregolare nelle PA.

Rischi e responsabilita

I rischi principali sono: i) data breach con esposizione di dati personali sensibili (assenze, malattia, valutazioni), che impone notifica al Garante entro 72 ore (art. 33 GDPR); ii) errori di duplicazione o omissione che inficiano l'attendibilita del sistema; iii) mancata interoperabilita per resistenze interne. Le sanzioni per violazioni del GDPR possono raggiungere il 4% del fatturato (per le PA, e prevista una commisurazione specifica). La responsabilita della corretta alimentazione del sistema ricade sui dirigenti competenti per il personale, con possibili profili di responsabilita dirigenziale ex art. 21 TUPI in caso di omissioni reiterate.