- Disciplina l'autenticazione delle sottoscrizioni di istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorieta.
- Per istanze alla PA o ai gestori di pubblici servizi vale l'art. 38 comma 2 e 3.
- Per soggetti diversi o per benefici economici tramite terzi serve autenticazione formale.
- Autenticano notai, cancellieri, segretari comunali e dipendenti incaricati dal Sindaco.
- L'autenticazione e redatta di seguito alla sottoscrizione, in presenza del pubblico ufficiale.
Testo dell'articoloVigente
Art. 21 D.P.R. 445/2000 — (R) Autenticazione delle sottoscrizioni
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. L'autenticità della sottoscrizione di qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà da produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai gestori di servizi pubblici è garantita con le modalità di cui all'art. 38, comma 2 e comma 3. (R)
2. Se l'istanza o la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è presentata a soggetti diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, l'autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso, l'autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità del dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro dell'ufficio. (R)
Commento
Cornice e finalita
L'articolo 21 disciplina il regime di autenticazione delle sottoscrizioni di istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorieta. La logica della norma e duplice: semplificare quando la dichiarazione e destinata direttamente alla PA o ai gestori di pubblici servizi; mantenere l'autenticazione formale quando la dichiarazione e destinata a terzi privati o serve a riscuotere benefici economici per conto altrui.
Istanze e dichiarazioni alla PA
Il comma 1 rinvia all'articolo 38, commi 2 e 3, per le istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorieta da produrre agli organi della PA o ai gestori di pubblici servizi. Vale dunque la regola generale: sottoscrizione in presenza del dipendente addetto, oppure sottoscrizione e allegazione di copia fotostatica non autenticata di un documento di identita valido del sottoscrittore.
Dichiarazioni a soggetti diversi o per benefici a terzi
Il comma 2 disciplina due situazioni in cui resta necessaria l'autenticazione formale: dichiarazioni destinate a soggetti diversi dalla PA e dai gestori di pubblico servizio; dichiarazioni destinate a questi ultimi ma finalizzate a far riscuotere a terzi benefici economici. In questi casi e essenziale la certezza dell'identita del sottoscrittore, da garantire con autenticazione qualificata.
Soggetti autenticatori
L'autenticazione e redatta da notaio, cancelliere, segretario comunale, dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco. Il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione e stata apposta in sua presenza, indicando le modalita di identificazione, la data, il luogo, il proprio nome, cognome e qualifica, firmando e timbrando.
Procedura formale
L'autenticazione deve essere redatta di seguito alla sottoscrizione, sulla stessa pagina o immediatamente in calce. La sottoscrizione deve essere apposta in presenza del pubblico ufficiale, dopo accertamento dell'identita del dichiarante mediante esibizione di documento di riconoscimento, di cui vanno indicati gli estremi. La presenza fisica e essenziale: non e ammessa l'autenticazione a distanza salvo specifiche eccezioni normative.
Applicazioni pratiche e firma digitale
Casi tipici di applicazione: deleghe alla riscossione di pensione, atti di consenso all'espatrio di minori, dichiarazioni per privati nell'ambito di rapporti negoziali. L'evoluzione tecnologica ha introdotto strumenti alternativi come la firma digitale qualificata (art. 24 CAD) e la firma elettronica avanzata, che possono equivalere all'autenticazione tradizionale in specifici contesti, secondo le regole del Codice dell'amministrazione digitale e i provvedimenti AgID.
L'autenticazione opera in stretto coordinamento con l'articolo 47 sulle dichiarazioni sostitutive di atto di notorieta e con l'articolo 76 sulle sanzioni penali. Il dichiarante assume la responsabilita penale per dichiarazioni mendaci. L'autenticazione formale rafforza la garanzia di identita e tracciabilita, ma non sostituisce la responsabilita sostanziale del dichiarante per il contenuto. La PA puo attivare controlli ex articolo 71 anche su dichiarazioni regolarmente autenticate.
Casi pratici
Caso 1: Delega alla riscossione della pensione
Caso 2: Istanza di accesso agli atti
Domande frequenti
Quando occorre autenticare la sottoscrizione di una dichiarazione?
Quando la dichiarazione e destinata a soggetti diversi dalla PA e dai gestori di pubblici servizi, oppure quando, pur destinata a questi, serve a far riscuotere a terzi benefici economici (delega pensione, contributi, indennita).
Chi puo autenticare le sottoscrizioni?
Notaio, cancelliere, segretario comunale, dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco. Per istanze alla PA, anche dipendente addetto allo sportello, con sottoscrizione in sua presenza.
La firma digitale puo sostituire l'autenticazione?
In molti casi si. La firma digitale qualificata, ai sensi dell'articolo 24 del CAD, equivale alla sottoscrizione autografa autenticata in numerose situazioni. Restano specifiche eccezioni previste dalla legge per atti di particolare rilievo (es. atti notarili pubblici).
Vedi anche