- Disciplina la segnatura di protocollo apposta sul documento informatico.
- Comprende numero di protocollo, data, codice identificativo dell'amministrazione.
- Va apposta anche su documenti cartacei ricevuti e successivamente digitalizzati.
- Garantisce il legame indissolubile fra registrazione e documento.
- Le modalità tecniche sono dettate dalle linee guida AgID.
Testo dell'articoloVigente
Art. 55 D.P.R. 445/2000 — (R) Segnatura di protocollo
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. 1. La segnatura di protocollo è l'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni minime previste sono: a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato all'articolo 57; b) la data di protocollo; c) l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma 4.
2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può includere il codice identificativo dell'ufficio cui il documento è assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di classificazione del documento e ogni altra informazione utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già al momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può includere tutte le informazioni di registrazione del documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la struttura delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del comma 4.
Commento
Funzione della segnatura
L'articolo 55 disciplina la segnatura di protocollo, cioè l'apposizione sul documento delle informazioni essenziali della registrazione (numero, data, codice identificativo dell'amministrazione, eventuali altri dati). La segnatura stabilisce il legame indissolubile fra documento e registrazione di protocollo: senza segnatura, il documento non è associato a una specifica posizione amministrativa; senza documento, la registrazione resta priva del suo oggetto. La funzione è di garantire la tracciabilità e l'integrità del flusso documentale.
Modalità di apposizione
Per i documenti informatici, la segnatura è apposta in forma elettronica, tipicamente come metadato associato al file (Dublin Core, IPDA, formati standard) oppure come overlay visivo (es. timbro elettronico sul PDF). Per i documenti cartacei ricevuti, la segnatura era apposta storicamente con timbro fisico; oggi, in coerenza con il processo di dematerializzazione, il documento cartaceo viene digitalizzato (scansionato) e la segnatura è apposta sul documento digitalizzato come metadato. Le linee guida AgID dettano i requisiti tecnici di interoperabilità.
Contenuto minimo
Il comma 1 elenca i contenuti minimi della segnatura: codice identificativo dell'amministrazione (codice IPA), codice identificativo dell'area organizzativa omogenea, data di protocollazione, numero progressivo di protocollo, eventuali altre informazioni previste dal manuale di gestione (es. classifica, oggetto sintetico). Tali informazioni sono trasmesse insieme al documento nei flussi interoperabili fra amministrazioni, consentendo al destinatario di acquisire il contesto della registrazione mittente.
Codice identificativo IPA
Il codice IPA (Indice delle Pubbliche Amministrazioni) è il codice univoco assegnato dall'AgID a ogni ente pubblico. È elemento essenziale della segnatura perché identifica la PA mittente o destinataria nei flussi PEC interoperabili. La gestione dell'IPA è centralizzata dall'AgID e consente la verifica online della reale esistenza dell'ente e della sua casella PEC istituzionale. Tutte le PA italiane sono iscritte all'IPA e devono mantenere aggiornati i propri dati di contatto.
Interoperabilità fra amministrazioni
La segnatura di protocollo è elemento essenziale dell'interoperabilità documentale fra PA. Quando un'amministrazione invia un documento via PEC a un'altra amministrazione, la segnatura della PA mittente è trasmessa insieme al documento e viene acquisita automaticamente dal sistema di protocollo dell'amministrazione destinataria, evitando il doppio inserimento dei dati. Le specifiche tecniche di interoperabilità sono definite dalle linee guida AgID e dal Codice dell'Amministrazione Digitale.
Profili pratici e dematerializzazione
Nella prassi, la segnatura elettronica è ormai la regola in tutte le PA che hanno completato la dematerializzazione. Per i documenti cartacei residui, la procedura ordinaria prevede la scansione tempestiva (entro 24-48 ore) e l'apposizione della segnatura digitale, seguita dalla conservazione del cartaceo presso l'archivio fisico. Le linee guida AgID indicano i parametri minimi di qualità della scansione (risoluzione, OCR, fedeltà colore) per assicurare la piena equivalenza del documento informatico al cartaceo originale. Il progressivo abbandono del cartaceo, accelerato dal PNRR, sta rendendo la segnatura digitale lo standard universale.
Casi pratici
Caso 1: Caso 1 — Trasmissione PEC interoperabile fra Comuni
Caso 2: Caso 2 — Documento cartaceo ricevuto e digitalizzato
Domande frequenti
Cosa è la segnatura di protocollo?
L'insieme delle informazioni essenziali della registrazione apposte sul documento: numero, data, codice IPA dell'amministrazione, eventuali altri dati. Stabilisce il legame indissolubile fra documento e registrazione.
La segnatura va apposta anche sui documenti informatici?
Sì. Per i documenti informatici la segnatura è apposta come metadato associato al file o come overlay visivo. Per i documenti cartacei ricevuti, la segnatura è apposta sul documento digitalizzato.
Cos'è il codice IPA?
L'identificativo univoco assegnato dall'AgID a ogni ente pubblico. Compare nella segnatura e identifica la PA nei flussi interoperabili. Tutte le PA italiane sono iscritte all'IPA e devono mantenere aggiornati i dati di contatto.
Vedi anche