- Disciplina la registrazione di protocollo come operazione obbligatoria.
- Si effettua sui documenti ricevuti, spediti e interni rilevanti.
- Deve riportare numero, data, mittente o destinatario, oggetto, classificazione.
- L'omessa o irregolare protocollazione è inopponibile a terzi.
- Strumento di certezza giuridica delle date e dei termini procedurali.
Testo dell'articoloVigente
Art. 53 D.P.R. 445/2000 — (R) Registrazione di protocollo
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. 1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle seguenti informazioni: a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
Commento
Obbligo di protocollazione
L'articolo 53 sancisce l'obbligatorietà della registrazione di protocollo per tutti i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione, nonché per i documenti interni rilevanti ai fini del procedimento. La protocollazione è l'atto fondamentale di formazione del fascicolo amministrativo: attribuisce certezza alla data di acquisizione o di emissione, fa decorrere i termini procedurali, costituisce il primo elemento di accesso e ricerca del documento.
Informazioni minime obbligatorie
Il comma 1 elenca le informazioni minime che ogni registrazione deve contenere: numero di protocollo (progressivo, annuale o globale secondo l'ordinamento dell'ente), data di registrazione, mittente per i documenti ricevuti o destinatario per quelli spediti, oggetto del documento, data e numero del documento (se diversi dalla data e numero di protocollo), riferimenti del fascicolo di classificazione. L'omissione di una di queste informazioni rende la registrazione irregolare e potenzialmente inopponibile.
Forma elettronica obbligatoria
La protocollazione è esclusivamente in forma elettronica. Il registro di protocollo cartaceo è stato abolito: il sistema deve essere informatizzato, integrato con il sistema di gestione documentale, dotato di funzioni di sicurezza (firma del responsabile, marca temporale, backup) che ne garantiscano l'inalterabilità. La registrazione produce automaticamente la segnatura di protocollo, di norma stampata sul documento o associata in modalità elettronica al documento stesso (articolo 55).
Documenti esclusi e nullità
Sono escluse dalla protocollazione le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali, i notiziari della PA, i libri e periodici, gli inviti a manifestazioni che non comportino formale impegno, e altri documenti elencati nel manuale di gestione dell'ente. La giurisprudenza amministrativa ha tuttavia escluso la nullità del procedimento per la sola mancata protocollazione di un documento, purché ne sia altrimenti dimostrata la presentazione (es. ricevuta PEC, cedolino di consegna). L'omissione comporta però responsabilità disciplinare del dipendente addetto.
Data certa e decorrenza dei termini
La data di protocollo attribuisce data certa al documento, opponibile a terzi e all'amministrazione stessa. Per un'istanza presentata dal cittadino, la data di protocollo è il dies a quo per il decorso del termine di conclusione del procedimento (art. 2 L. 241/1990). Per un atto adottato dalla PA, la data di protocollo coincide o segue immediatamente la firma e fissa il momento di efficacia esterna. Per la PEC, la data di protocollazione è ordinariamente la data di ricezione della PEC stessa, salvi sistemi di protocollazione differita per ricezioni notturne o festive.
Profili pratici e responsabilità
Nella prassi la registrazione di protocollo è gestita da unità organizzative dedicate (Ufficio Protocollo o equivalenti) e, per i flussi PEC, è normalmente automatizzata. La PEC in entrata viene protocollata automaticamente al momento della ricezione; analogamente avviene per la PEC in uscita. Il responsabile della gestione documentale verifica periodicamente la corretta tenuta del registro, sanzionando eventuali omissioni o errori. La protocollazione corretta è presidio essenziale di trasparenza e di tutela dei diritti dei cittadini, che possono accedere al registro pubblico di protocollo per verificare la tempestività e regolarità delle procedure.
Casi pratici
Caso 1: Caso 1 — Protocollazione automatica della PEC
Caso 2: Caso 2 — Omessa protocollazione e termini procedurali
Domande frequenti
Quali documenti devono essere protocollati?
Tutti i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione, nonché i documenti interni rilevanti ai fini del procedimento. Sono escluse gazzette, bollettini ufficiali, libri, periodici e inviti non vincolanti.
Cosa deve contenere la registrazione di protocollo?
Numero progressivo, data, mittente o destinatario, oggetto, data e numero del documento, riferimenti al fascicolo di classificazione. L'omissione di queste informazioni rende la registrazione irregolare.
Cosa accade se un documento non viene protocollato?
L'omissione non comporta automaticamente nullità del procedimento se la presentazione è altrimenti dimostrata (es. ricevuta PEC). Genera però responsabilità disciplinare del dipendente addetto.
Vedi anche