Art. 52 D.P.R. 445/2000 — (R) Il sistema di gestione informatica dei documenti

Commento

Architettura del sistema

L'articolo 52 definisce i contenuti minimi del sistema di gestione informatica dei documenti che ogni pubblica amministrazione è tenuta a realizzare. Il sistema deve garantire la registrazione di protocollo, la classificazione e fascicolazione, l'archiviazione elettronica, la conservazione, le funzioni di accesso, ricerca e visualizzazione dei documenti. La norma fornisce il quadro funzionale entro cui collocare le specifiche scelte tecnologiche, che restano demandate alle linee guida AgID.

Registrazione di protocollo

La protocollazione è il primo passaggio di ogni documento, sia in entrata che in uscita. Il sistema assegna un numero progressivo, una data, un mittente o destinatario, l'oggetto, gli estremi di classificazione. La registrazione attribuisce certezza giuridica alla data di acquisizione del documento e fa decorrere i termini procedurali. Per i documenti in entrata, l'articolo 53 disciplina nel dettaglio le informazioni minime; per i documenti in uscita valgono regole speculari.

Classificazione e fascicolazione

Ogni documento è classificato secondo un titolario di classificazione, basato su funzioni e materie dell'ente, e inserito in un fascicolo informatico che raccoglie tutti i documenti relativi a un medesimo affare, procedimento o oggetto. Il fascicolo è elemento centrale del sistema: consente la ricostruzione storica del procedimento, il rispetto dei termini, l'esercizio del diritto di accesso, il trasferimento all'archivio storico. Il titolario è approvato dall'ente, in coerenza con i piani di classificazione di riferimento (es. titolari standard per Comuni, Università, Ministeri).

Conservazione a norma

La conservazione a norma assicura la disponibilità, la leggibilità, l'integrità e la riservatezza dei documenti informatici nel lungo periodo. Le regole tecniche sono dettate dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione, che fissano standard tecnici (formati di file, metadati, marca temporale, firma del responsabile della conservazione). La conservazione può essere internalizzata o affidata a conservatori accreditati AgID, in regime di outsourcing. Il responsabile della conservazione, distinto dal responsabile della gestione documentale, ne risponde sotto il profilo organizzativo.

Responsabile della gestione documentale

Ogni amministrazione nomina un responsabile della gestione documentale (RGD), individuato fra i dirigenti, che assicura il corretto funzionamento del sistema. Il RGD definisce il manuale di gestione documentale, supervisiona i processi, propone l'aggiornamento del titolario, coordina la formazione del personale. La nomina è un adempimento obbligatorio per le PA e i suoi compiti sono dettagliati nelle linee guida AgID. Negli enti di maggiori dimensioni, il RGD è coadiuvato da una struttura organizzativa dedicata.

Funzioni di accesso e interoperabilità

Il sistema deve garantire le funzioni di accesso per il personale interno secondo profili autorizzativi e per i cittadini secondo le regole del diritto di accesso (articolo 22 L. 241/1990, accesso civico generalizzato D.Lgs. 33/2013). L'interoperabilità con altri sistemi di altre PA è realizzata tramite il SPCoop e, oggi, tramite la PDND. La possibilità di scambiare documenti tra PA senza ricorrere al cittadino come tramite è uno dei traguardi più importanti del modello digitale italiano, ancora in corso di piena realizzazione.