In sintesi
- Tutela la riservatezza dei dati personali nei certificati e nei documenti trasmessi fra PA.
- Possono contenere solo le informazioni relative a stati, fatti e qualita previste da legge o regolamento.
- Le informazioni devono essere strettamente necessarie per le finalita di acquisizione.
- I commi 2 e 3 sono stati abrogati dal D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy).
- Norma di anticipazione del principio di minimizzazione del trattamento.
Testo dell'articoloVigente
Art. 16 D.P.R. 445/2000 — Articolo 16
D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 — T.U. Documentazione Amministrativa
1. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 , i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.
2. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 .
3. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 30 GIUGNO 2003, N. 196 .
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Commento
Una norma anticipatrice
L'articolo 16 fissa un principio destinato a essere sviluppato dalla disciplina privacy nazionale e poi europea: i certificati e i documenti trasmessi fra pubbliche amministrazioni possono contenere solo le informazioni necessarie alle finalita perseguite. Il riferimento storico era alla L. 675/1996, prima legge organica italiana sulla protezione dei dati personali, citata espressamente dal comma 1.
Principio di minimizzazione
La regola coincide oggi con il principio di minimizzazione del trattamento sancito dall'articolo 5, paragrafo 1, lettera c) del GDPR (Reg. UE 2016/679): i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalita per le quali sono trattati. Il sistema documentale pubblico italiano aveva quindi anticipato un approccio poi divenuto pilastro europeo.
Stati, fatti e qualita personali
La norma circoscrive il perimetro dei dati trasmissibili: stati (es. stato civile, cittadinanza), fatti (es. nascita, decesso, matrimonio) e qualita personali (es. titolo di studio, professione). La trasmissione di altri dati non strettamente necessari (es. orientamento sessuale, salute, opinioni politiche) e vietata salvo specifica previsione di legge o regolamento.
Abrogazione dei commi 2 e 3
I commi 2 e 3 sono stati abrogati dal D.Lgs. 196/2003, il Codice in materia di protezione dei dati personali. La disciplina specifica del trattamento da parte delle PA e oggi contenuta nel Codice Privacy, come modificato dal D.Lgs. 101/2018 per l'allineamento al GDPR. La sopravvivenza del comma 1 conserva il principio originario nel contesto del T.U. documentazione.
Profili pratici
Per gli uffici, l'articolo 16 si traduce nell'obbligo di verificare la pertinenza dei dati richiesti a un'altra PA. Se per un procedimento occorre conoscere solo la residenza, non si possono chiedere anche dati anagrafici aggiuntivi non necessari (cittadinanza, stato civile, dati dei familiari). La trasmissione non pertinente puo configurare violazione privacy con conseguenze sanzionatorie.
Coordinamento e responsabilita
Il responsabile del procedimento e tenuto a definire ex ante quali dati siano effettivamente necessari per istruire la pratica. Le linee guida AgID e i provvedimenti del Garante della Privacy forniscono indicazioni operative per il bilanciamento fra efficienza amministrativa e tutela dei dati personali. In caso di trasferimento massivo di dati fra amministrazioni, sono necessari accordi formali (convenzioni, protocolli) e adeguate misure di sicurezza.
Il cittadino mantiene i diritti previsti dagli articoli 12-22 del GDPR: accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilita. Puo esercitarli rivolgendosi al titolare del trattamento (la PA) e in caso di mancata risposta puo proporre reclamo al Garante della privacy o ricorso al giudice ordinario. I diritti operano anche rispetto ai dati trasmessi fra PA, con le specificita previste per il trattamento per finalita di interesse pubblico.
Casi pratici
Caso 1: Richiesta di dati pertinenti per pratica residenza
Caso 2: Trasferimento dati ai fini ISEE
Domande frequenti
Quali dati possono essere trasmessi fra pubbliche amministrazioni?
Solo le informazioni relative a stati, fatti e qualita personali previste da legge o regolamento e strettamente necessarie per le finalita per cui sono acquisite. Il principio anticipa la minimizzazione del GDPR.
Cosa prevede oggi la disciplina privacy abrogata dell'articolo 16?
I commi 2 e 3, abrogati dal D.Lgs. 196/2003, sono confluiti nel Codice Privacy e poi integrati con il Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Si applicano le regole su base giuridica, minimizzazione, sicurezza e responsabilita del titolare del trattamento.
Una PA puo chiedere dati ulteriori per scopi diversi?
No, non senza una nuova base giuridica e senza informare l'interessato. L'acquisizione deve restare proporzionata alla finalita originaria del procedimento. Eventuali nuove finalita richiedono valutazione di compatibilita ai sensi dell'articolo 6 GDPR.
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