Rimborso spese amministratore SRL: regole fiscali, tassazione e documentazione

Il rimborso spese all’amministratore di una SRL è uno dei temi più scivolosi della fiscalità societaria: coinvolge norme civilistiche, disposizioni del TUIR (DPR 917/1986) e regole di documentazione che, se trascurate, trasformano un rimborso lecito in reddito tassabile o in un costo indeducibile per la società. Questa guida illustra le regole applicabili, i tre sistemi di gestione delle trasferte, le implicazioni fiscali per l’amministratore e per la SRL, e la documentazione minima indispensabile.

1. La natura giuridica del rapporto: perché il punto di partenza è lo statuto

L’amministratore di una SRL è un mandatario che agisce in nome e per conto della società in forza di un contratto di mandato (artt. 2475 ss. c.c.). Questo rapporto non è di natura subordinata: l’amministratore non è un dipendente. Di conseguenza, le spese che sostiene nell’esercizio del mandato andrebbero in linea di principio a suo carico, salvo che la società si obblighi a rimborsarle.

La base giuridica del rimborso può trovarsi in due luoghi alternativi:

• Lo statuto sociale, se prevede espressamente il diritto al rimborso delle spese sostenute per l’esercizio del mandato. Una clausola generica («l’amministratore ha diritto al rimborso delle spese documentate») è sufficiente;
• Una delibera assembleare (o del consiglio di amministrazione, se delegato dallo statuto), che stabilisca le modalità e i limiti del rimborso per uno o più esercizi.

In assenza di qualsiasi base giuridica, il rimborso erogato non ha un titolo certo: rischia di essere riqualificato come compenso aggiuntivo (tassato in capo all’amministratore) oppure come liberalità indeducibile per la SRL. Il consiglio pratico: verificare sempre statuto e verbali prima di erogare qualsiasi rimborso.

Distinto dal rimborso spese è il compenso dell’amministratore, che richiede anch’esso una base deliberativa specifica (art. 2389 c.c. applicabile per analogia alle SRL ex art. 2475 c.c.). Le due voci — compenso e rimborso spese — devono rimanere concettualmente e contabilmente separate.

2. Il regime fiscale dell’amministratore: redditi assimilati al lavoro dipendente

Dal punto di vista fiscale, i compensi percepiti dall’amministratore di una SRL sono qualificati come redditi assimilati al lavoro dipendente ai sensi dell’art. 50, comma 1, lett. c-bis) del TUIR, a condizione che l’incarico non rientri nell’attività professionale abituale dell’amministratore (altrimenti sarebbero redditi di lavoro autonomo ex art. 49 TUIR).

La conseguenza pratica è che all’amministratore si applica la stessa disciplina dei lavoratori dipendenti in materia di trasferte e rimborsi (art. 51 TUIR), per rinvio espresso dell’art. 52 TUIR. Questo è il punto di aggancio normativo fondamentale: le regole sui rimborsi spese — con relative esenzioni e limiti — seguono la logica del lavoro dipendente, non del lavoro autonomo.

3. Rimborso spese e tassazione: la distinzione cruciale tra rimborso e compenso

Il principio di fondo è semplice ma spesso frainteso: un rimborso di spese effettivamente sostenute e documentate non è reddito per l’amministratore. Non entra nella base imponibile IRPEF perché si tratta di una restituzione di un esborso, non di un arricchimento. Al contrario, qualsiasi somma che ecceda le spese effettive, o che sia priva di giustificativo, si considera compenso aggiuntivo — e quindi reddito assimilato tassabile.

La normativa (art. 51, comma 5, TUIR) disciplina specificamente le trasferte fuori dal comune dove si svolge l’attività. Per trasferte nell’ambito del comune sede di lavoro (o, per l’amministratore, del luogo di svolgimento del mandato), i rimborsi di spese di trasporto documentati tramite vettori pubblici non concorrono al reddito; le altre somme erogate invece concorrono integralmente.

4. I tre sistemi di rimborso per trasferte fuori comune

Per le trasferte fuori dal comune, la normativa ammette tre sistemi alternativi, con effetti fiscali diversi sia per l’amministratore sia per la SRL.

I tre sistemi sono alternativi: non è possibile applicarne due contemporaneamente alla stessa trasferta per le stesse voci di spesa.

Quale sistema conviene?

Non esiste una risposta universale. Il sistema analitico è più trasparente e generalmente più conveniente quando le spese effettive sono documentabili e elevate (trasferte in grandi città, alberghi con ricevuta). Il sistema forfettario è più semplice amministrativamente ma richiede attenzione ai tetti di non-concorrenza. Il sistema misto è quello più diffuso nella pratica: la SRL rimborsa analiticamente vitto e alloggio (che rappresentano le spese maggiori) e riconosce una piccola diaria per le spese minute.

5. I limiti fiscali nel sistema forfettario: le soglie di non-concorrenza al reddito

Nel sistema forfettario, l’indennità di trasferta non concorre al reddito dell’amministratore entro le soglie giornaliere fissate dall’art. 51, comma 5, TUIR. Il testo normativo originario esprimeva questi valori in lire; la conversione in euro è avvenuta con il D.Lgs. 213/1998 al tasso fisso di 1.936,27 lire per euro.

Nota prudente: i valori in euro di seguito indicati corrispondono alla conversione matematica delle soglie originarie in lire e sono costantemente citati dalla prassi professionale, ma non sono stati verificati direttamente sul testo vigente di Normattiva nel corso della redazione di questa guida. Si raccomanda di verificare i valori attuali sul sito normattiva.it o con il proprio consulente prima di applicarli.

• Trasferta in Italia fuori comune: soglia giornaliera di non-concorrenza al reddito di circa €46,48 (conv. da £90.000)
• Trasferta all’estero: soglia giornaliera di circa €77,47 (conv. da £150.000)

Nel sistema misto:

• Se la SRL rimborsa analiticamente o il vitto o l’alloggio, la soglia si riduce di un terzo (circa €30,99 in Italia, €51,65 all’estero);
• Se la SRL rimborsa analiticamente sia vitto che alloggio, la soglia si riduce di due terzi (circa €15,49 in Italia, €25,82 all’estero).

L’indennità che eccede la soglia applicabile concorre al reddito assimilato dell’amministratore ed è soggetta a ritenuta d’acconto da parte della SRL (nella misura applicabile ai redditi assimilati).

6. Il rimborso chilometrico all’amministratore

Un dubbio molto pratico riguarda il rimborso chilometrico quando l’amministratore utilizza la propria autovettura per spostarsi nell’interesse della SRL. La risposta normativa si ricava dall’art. 51, comma 5, TUIR e dalla prassi dell’Agenzia delle Entrate:

• Il rimborso chilometrico per trasferte fuori comune non concorre al reddito dell’amministratore se calcolato in base alle tariffe ACI per autovetture della stessa categoria, con riferimento alla percorrenza effettiva;
• Per trasferte entro il comune, il rimborso chilometrico concorre invece al reddito (salvo che si tratti di rimborso di spese di trasporto comprovate con titoli di viaggio su mezzi pubblici);
• Sul piano della deducibilità per la SRL, il rimborso chilometrico per l’uso dell’auto privata dell’amministratore è deducibile come componente del costo del lavoro assimilato, nei limiti riconosciuti al dipendente secondo le tariffe ACI. L’eccedenza rispetto alle tariffe ACI è indeducibile.

Nota: i limiti di percorrenza annua rimborsabile e le tariffe ACI aggiornate vanno verificati annualmente sul sito aci.it, in quanto cambiano ogni anno. Non vengono qui riportati valori specifici per evitare errori su dati soggetti ad aggiornamento.

7. Deducibilità per la SRL: le regole dell’art. 95 TUIR

Dal lato della società, le spese rimborsate all’amministratore seguono regole di deducibilità specifiche:

7.1 Compensi: deducibili per cassa

I compensi all’amministratore (non i rimborsi spese) sono deducibili dalla SRL nell’esercizio in cui vengono corrisposti, non in quello di competenza (art. 95, comma 5, TUIR). Questa regola di cassa è una deroga al principio generale di competenza economica: significa che un compenso deliberato per il 2024 ma pagato nel 2025 è deducibile nel 2025. È un aspetto pianificabile ma da gestire con attenzione.

7.2 Rimborsi vitto e alloggio: limite giornaliero

Per il rimborso analitico di spese di vitto e alloggio in trasferta, la deducibilità è limitata dall’art. 95, comma 3, TUIR ai seguenti importi giornalieri, confermati dalla lettura del testo vigente su Normattiva:

• Trasferte in Italia: massimo €180,76 al giorno
• Trasferte all’estero: massimo €258,23 al giorno

La spesa di vitto e alloggio che eccede questi limiti è indeducibile per la SRL, indipendentemente da quanto effettivamente documentato. Le spese di viaggio e trasporto (treno, aereo, taxi documentati) sono invece deducibili integralmente se documentate.

7.3 Il requisito di tracciabilità

L’art. 95, comma 3-bis, TUIR (introdotto dalla L. 145/2018) prevede che le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute dall’amministratore per trasferte fuori comune siano deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili (carta di credito/debito, bonifico, assegno, app di pagamento). Le spese pagate in contanti, anche se documentate da ricevute fiscali, non sono deducibili. Questa norma vale anche per i rimborsi erogati all’amministratore.

8. Documentazione: cosa serve in pratica

La corretta gestione documentale è il presupposto di tutto. In caso di verifica fiscale, la SRL deve essere in grado di dimostrare:

• La base giuridica del rimborso: copia dello statuto con clausola di rimborso o verbale assembleare che lo delibera;
• La nota spese redatta dall’amministratore, con indicazione di: data, destinazione, scopo della trasferta/spesa, importi;
• I giustificativi originali: scontrini/ricevute fiscali o fatture per vitto e alloggio, biglietti di viaggio, ricevute taxi o NCC. Le spese senza giustificativo non sono mai rimborsabili nel sistema analitico senza conseguenze fiscali (se rimborsate, costituiscono reddito per l’amministratore);
• Per il rimborso chilometrico: foglio di marcia o report con date, percorsi, chilometri percorsi, targa del veicolo utilizzato;
• Prova del pagamento tracciabile delle spese da parte dell’amministratore (estratto conto, ricevuta carta).

La nota spese va approvata (anche tacitamente, ma è preferibile un’approvazione formale) dall’organo competente. In una SRL con un solo amministratore, l’approvazione è implicita nell’atto stesso di rimborso; in presenza di un CdA, è prassi che la nota spese di ciascun amministratore venga approvata dagli altri o dal collegio sindacale.

9. Verbale di delibera: quando serve e cosa deve contenere

Il verbale (o la delibera assembleare) che fissa le modalità di rimborso all’amministratore non ha un contenuto obbligatorio prestabilito dalla legge, ma deve essere sufficiente a giustificare i rimborsi in sede di verifica. In linea generale dovrebbe indicare:

• L’identità dell’amministratore beneficiario;
• Il sistema di rimborso adottato (analitico, forfettario o misto);
• Gli eventuali massimali giornalieri riconosciuti per singola voce di spesa;
• Le modalità di presentazione della nota spese (periodicità, modulo di riferimento);
• Il periodo di applicazione (generalmente il mandato o l’esercizio).

Se lo statuto già prevede una clausola generica, la delibera serve a definire le condizioni operative. Se lo statuto tace, la delibera è indispensabile — senza di essa, il rimborso manca di causa giuridica.

10. Un caso specifico: l’amministratore che è anche dipendente

Quando l’amministratore è contemporaneamente dipendente della stessa SRL (situazione ammessa, ma con implicazioni previdenziali da valutare), le due posizioni devono essere tenute distinte anche sul piano del rimborso spese. Le spese sostenute nell’esercizio delle funzioni di dipendente seguono le regole del lavoro dipendente tout court; quelle sostenute nell’esercizio del mandato gestorio seguono le stesse regole per rinvio dell’art. 52 TUIR. In pratica, il trattamento fiscale è equivalente, ma la separazione contabile e documentale è comunque necessaria per chiarezza e per evitare contestazioni.

Un aspetto ulteriore riguarda la detrazione IVA sulle spese rimborsate. Se la SRL riceve fatture intestate a sé stessa per le spese dell’amministratore, può detrarre l’IVA (nei limiti dell’inerenza e del pro-rata di detrazione eventualmente applicabile). Se invece le fatture sono intestate all’amministratore e la SRL rimborsa la spesa, non vi è IVA detraibile per la società — solo un costo deducibile ai fini IRES/IRAP nei limiti sopra indicati.

Domande frequenti

Le spese senza scontrino o ricevuta sono sempre reddito tassabile per l’amministratore?

Nel sistema analitico (piè di lista) sì: le spese non documentate non rientrano nel rimborso esente. Tuttavia, la legge ammette una franchigia per le «spese non documentabili» — piccole spese (mance, parchimetri, telefonate) che per natura non generano ricevuta — fino a un limite giornaliero fissato dall’art. 51 c. 5 TUIR (da verificare nella versione vigente sul sito normattiva.it, in quanto i valori originari erano espressi in lire e la conversione in euro non è stata verificata direttamente). Al di sopra di tale franchigia, le somme erogate senza giustificativo concorrono al reddito assimilato dell’amministratore.

La delibera è sempre necessaria, o basta una clausola statutaria generica?

Dipende da quanto prevede lo statuto. Se lo statuto contiene una clausola chiara che autorizza il rimborso delle spese documentate, non è strettamente necessaria una delibera aggiuntiva per ogni trasferta. È però buona pratica — e può essere richiesta in sede di verifica — disporre almeno di un documento (delibera o regolamento interno) che specifichi il sistema adottato (analitico/forfettario/misto) e i massimali. Una clausola statutaria troppo generica, senza delibera attuativa, espone a contestazioni.

Il rimborso forfettario è sempre reddito tassabile per l’amministratore?

No: la diaria forfettaria non concorre al reddito dell’amministratore entro le soglie giornaliere previste dall’art. 51, comma 5, TUIR per le trasferte fuori comune. Solo l’eccedenza rispetto a tali soglie costituisce reddito assimilato soggetto a ritenuta. Tuttavia, i valori esatti delle soglie (da verificare su normattiva.it) devono essere controllati perché sono rimasti formalmente espressi in lire nel testo normativo e la loro conversione in euro va confermata.

I limiti di deducibilità per vitto e alloggio valgono anche per i rimborsi all’amministratore?

Sì. I massimali di €180,76 al giorno (Italia) e €258,23 al giorno (estero) previsti dall’art. 95, comma 3, TUIR si applicano anche alle spese di vitto e alloggio rimborsate all’amministratore dalla SRL. La spesa eccedente non è deducibile dalla SRL ai fini IRES, indipendentemente da quanto risulta dalla ricevuta fiscale. Questo limite riguarda solo vitto e alloggio: le spese di viaggio e trasporto documentate e pagate con strumenti tracciabili sono integralmente deducibili.

Le informazioni contenute in questa guida hanno carattere informativo generale e non costituiscono parere professionale. Le norme fiscali sono soggette a modifiche e la loro applicazione dipende dalle circostanze concrete di ciascun caso. Si raccomanda di consultare un commercialista o un consulente fiscale abilitato prima di adottare qualsiasi decisione.