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La guida
La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art. 47 DPR 445/2000) attesta stati, fatti e qualità a diretta conoscenza del dichiarante, anche relativi ad altri, che non risultano da pubblici registri. Si usa, ad esempio, per gli eredi o le situazioni non certificabili.
Cos’è e quando si usa
A differenza dell’autocertificazione (limitata agli stati elencati dall’art. 46), la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà (art. 47 DPR 445/2000) consente di attestare tutti gli stati, fatti e qualità personali a diretta conoscenza del dichiarante, compresi quelli relativi ad altre persone (purché ne abbia diretta conoscenza). Tipico esempio: dichiarare di essere l’unico erede di una persona, oppure attestare situazioni di fatto non documentabili con un certificato.
Verso le pubbliche amministrazioni e i gestori di pubblici servizi si firma davanti al dipendente addetto oppure si presenta firmata con la copia di un documento d’identità (art. 38, comma 3). Quando invece è destinata a privati (banche, assicurazioni) o viene presentata alla PA perché un terzo riscuota benefici economici, la firma va autenticata (art. 21, comma 2). Anche qui valgono le sanzioni penali per le dichiarazioni false.
Se devi attestare solo dati che risultano da un registro pubblico (nascita, residenza, stato di famiglia, titolo di studio) non serve l’atto di notorietà: basta l’autocertificazione (dichiarazione sostitutiva di certificazione, art. 46): elenco e fac-simile.
Cosa si può dichiarare con l’atto di notorietà (art. 47)
- Fatti, stati e qualità a tua diretta conoscenza, anche se riguardano altre persone, purché la dichiarazione sia resa nel tuo interesse (art. 47, commi 1 e 2): ad esempio chi sono gli eredi di una persona, una convivenza, un fatto materiale non registrato.
- Tutto ciò che non è nell’elenco dell’art. 46: nei rapporti con la PA e con i concessionari di pubblici servizi gli stati, le qualità e i fatti che non si possono autocertificare si provano con la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà, salve le eccezioni di legge (comma 3).
- Smarrimento di un documento: per chiedere il duplicato di un documento smarrito basta la dichiarazione sostitutiva, salvo che la legge richieda espressamente la denuncia all’autorità di polizia giudiziaria (comma 4).
- Conformità all’originale di una copia: di un atto rilasciato o conservato da una PA, di una pubblicazione, di titoli di studio o di servizio, di documenti fiscali da conservare; la dichiarazione si può scrivere in calce alla copia stessa (art. 19 e art. 19-bis).
Non possono invece essere sostituiti da una dichiarazione i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti, salvo diverse norme di settore (art. 49).
Cosa deve contenere
- Dati anagrafici completi del dichiarante
- Riferimento all’art. 47 DPR 445/2000
- Consapevolezza delle sanzioni penali per dichiarazioni false
- Il fatto/stato dichiarato (es. qualità di erede)
- Luogo, data e firma; eventuale spazio per l’autentica
Fac-simile: dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DELL'ATTO DI NOTORIETÀ (art. 47 D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445) Io sottoscritto/a [NOME E COGNOME], nato/a a [LUOGO] il [DATA], residente in [INDIRIZZO], C.F. [CODICE FISCALE], consapevole delle sanzioni penali previste dall'art. 76 del D.P.R. 445/2000 per le dichiarazioni mendaci, DICHIARO sotto la mia personale responsabilità, essendone a diretta conoscenza, quanto segue: [INDICARE IL FATTO, es. che il/la Sig./Sig.ra ___, deceduto/a il ___, ha lasciato quali unici eredi legittimi i seguenti soggetti: ___ / che il sottoscritto convive con ___ dal ___ / che ___]. Allego copia del mio documento di identità. [LUOGO], [DATA] Il dichiarante [FIRMA] ____________________________________________ (spazio per l'eventuale autentica della firma da parte del pubblico ufficiale, se richiesta)
I campi tra parentesi quadre [COSÌ] vanno sostituiti con i tuoi dati. Verifica sempre date, importi e riferimenti prima dell’invio.
Fac-simile per gli eredi: cosa scrivere
La dichiarazione sulla qualità di erede è l’uso più frequente. Oltre ai tuoi dati, indica in modo preciso:
- nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita della persona deceduta, data e luogo del decesso e ultima residenza;
- se ha lasciato un testamento (e quale) o se la successione è legittima;
- gli eredi, con generalità, codice fiscale e grado di parentela, e la dichiarazione che non ve ne sono altri;
- eventuali rinunce all’eredità o eredi minori o incapaci, per i quali firma chi li rappresenta.
Verso la PA (ad esempio per rimborsi o ratei) la dichiarazione si presenta con copia del documento; banche e assicurazioni, che sono soggetti privati, chiedono di solito la firma autenticata e possono chiedere documenti ulteriori. Per gli adempimenti fiscali vedi la guida alla dichiarazione di successione e, per i conti, quella sul conto cointestato dopo la morte di un titolare.
Autentica della firma: quando serve e chi la fa
| Destinatario | Come si firma |
|---|---|
| PA o gestore di pubblici servizi | Davanti al dipendente addetto, oppure firmata e inviata con copia del documento d’identità, anche per via telematica (art. 38) |
| PA, quando serve a far riscuotere benefici economici a un terzo | Firma autenticata (art. 21, comma 2) |
| Privati (banca, assicurazione, altro) | Firma autenticata da notaio, cancelliere, segretario comunale, dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal sindaco (art. 21, comma 2) |
Il pubblico ufficiale attesta che la firma è stata apposta in sua presenza dopo averti identificato. Se il dichiarante non sa o non può firmare, la dichiarazione è raccolta dal pubblico ufficiale; in caso di impedimento temporaneo per motivi di salute la rende il coniuge o, in mancanza, i figli o un altro parente fino al terzo grado (art. 4). Per i minori e le persone sotto tutela firma il genitore o il tutore (art. 5).
Come inviarlo e conservarlo
Verso le pubbliche amministrazioni presenta la dichiarazione con la semplice firma, allegando copia del documento d’identità. Se invece è destinata a un privato (banca, assicurazione) o serve per riscuotere somme o per pratiche successorie, verifica se è richiesta la firma autenticata: in tal caso firmala davanti al funzionario comunale, a un notaio o ad altro pubblico ufficiale.
La dichiarazione è esente dall’imposta di bollo (art. 37) e vale per lo stesso tempo dell’atto che sostituisce (art. 48). Indica con precisione il fatto dichiarato e dichiara solo ciò di cui hai diretta conoscenza. Per le successioni complesse (più eredi, beni, debiti) è prudente farsi assistere: una dichiarazione inesatta può avere conseguenze rilevanti.
Errori da evitare
- Confonderla con l’autocertificazione (art. 46): l’oggetto è diverso
- Presentarla a un privato senza l’autentica quando richiesta
- Dichiarare fatti di cui non si ha diretta conoscenza
- Ometterne la sottoscrizione o la copia del documento
Domande frequenti
Qual è la differenza con l’autocertificazione?
Quando serve l’autentica della firma?
Posso usarla per dichiararmi erede?
Si può usare per dichiarare conforme all’originale una copia?
Serve per lo smarrimento di un documento?
Quanto vale nel tempo e serve la marca da bollo?
Cosa rischio se dichiaro il falso?
Questo modello ha finalità divulgativa e va adattato alla tua situazione concreta. Non sostituisce la consulenza di un avvocato o di un professionista qualificato: per controversie di valore o in caso di dubbio, fatti assistere prima di inviare comunicazioni con effetti giuridici.
Approfondimento
Indice dei contenuti
La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà è uno strumento di semplificazione amministrativa disciplinato dall'art. 47 del DPR 445/2000 (Testo Unico sulla documentazione amministrativa). Consente al privato di attestare, sotto la propria responsabilità, stati, fatti e qualità personali a sua diretta conoscenza, sostituendo il più formale atto notorio ricevuto da un pubblico ufficiale. La sua corretta redazione è importante perché produce effetti giuridici e, in caso di falso, conseguenze penali.
Differenza con l'autocertificazione
Occorre distinguere due figure spesso confuse. L'autocertificazione (art. 46) riguarda un elenco tassativo di stati, qualità e fatti risultanti da pubblici registri (data di nascita, residenza, titoli di studio, ecc.). La dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art. 47) ha un ambito più ampio: copre tutti gli stati, fatti e qualità a diretta conoscenza del dichiarante, compresi quelli relativi ad altre persone, purché egli ne abbia conoscenza diretta.
Tipici impieghi
Lo strumento è tipicamente usato per situazioni non documentabili con un certificato: dichiarare la qualità di unico erede di una persona deceduta, attestare una situazione di convivenza, certificare fatti materiali non risultanti da registri. In ambito successorio e bancario è frequente, spesso con la richiesta di autentica della firma.
Forma verso la PA e verso i privati
Davanti alle pubbliche amministrazioni la dichiarazione si presenta con la sola sottoscrizione del dichiarante, allegando copia di un documento di identità valido: non è necessaria l'autentica. Quando invece è destinata a soggetti privati - banche, assicurazioni - o è presentata alla PA perché un terzo riscuota benefici economici, la firma va autenticata da un notaio, un cancelliere, il segretario comunale o il dipendente comunale incaricato (art. 21, comma 2).
Contenuto essenziale
La dichiarazione deve contenere i dati anagrafici completi del dichiarante, il richiamo all'art. 47 DPR 445/2000, la consapevolezza delle sanzioni penali per le dichiarazioni mendaci, l'indicazione precisa del fatto o stato dichiarato, il luogo, la data e la firma, oltre allo spazio per l'eventuale autentica. La specificità del fatto dichiarato è essenziale per la sua efficacia.
Responsabilità per dichiarazioni false
Le dichiarazioni non veritiere, la formazione o l'uso di atti falsi sono puniti ai sensi del codice penale e delle leggi speciali, come richiamato dall'art. 76 del DPR 445/2000. La pena ordinaria è aumentata da un terzo alla metà e la dichiarazione si considera resa a pubblico ufficiale. Inoltre, l'art. 75 prevede la decadenza dai benefici eventualmente conseguiti sulla base della dichiarazione mendace e il divieto, per due anni, di accedere a contributi, finanziamenti e agevolazioni. Va perciò dichiarato esclusivamente ciò di cui si ha effettiva e diretta conoscenza.
Cautele pratiche
È prudente verificare in anticipo se il destinatario richiede l'autentica, conservare copia della dichiarazione e del documento allegato e, nelle situazioni complesse (successioni con più eredi, beni e debiti), farsi assistere: una dichiarazione inesatta può avere conseguenze rilevanti, anche risarcitorie.
Casi pratici
Caso 1: dichiarazione della qualità di erede
Tizio deve attestare a una banca di essere uno degli eredi legittimi di un parente deceduto. Redige una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà ex art. 47 DPR 445/2000 indicando il defunto, la data del decesso e gli eredi. Poiché è destinata a un privato e serve per una pratica successoria, l'istituto può chiedere la firma autenticata (art. 21, comma 2 DPR 445/2000).
Caso 2: attestazione verso la PA
Caia deve dichiarare a un ufficio comunale un fatto a sua diretta conoscenza non risultante da registri. Presenta la dichiarazione sostitutiva con la sola firma e copia del documento di identità, senza necessità di autentica, consapevole delle sanzioni penali in caso di dichiarazione mendace.