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Art. 21 D.P.R. 600/1973 (Accertamento) – Scritture contabili dei sostituti d’imposta
In vigore dal 1/1/1974
1. I soggetti indicati nel terzo comma dell’articolo 13 devono indicare, per ciascun dipendente, nel libro matricola o in altri libri obbligatori tenuti ai sensi della vigente legislazione sul lavoro, le detrazioni di cui agli articoli 12 e 13 del testo unico delle imposte sui redditi, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 22 dicembre 1986, n. 917, attribuite in base alla richiesta del dipendente effettuata a norma dell’articolo 23. Le somme e i valori corrisposti a ciascun dipendente devono risultare dal libro paga o da documenti equipollenti tenuti ai sensi della vigente legislazione sul lavoro.
Avvertenza: il testo è pubblicato a fini informativi e divulgativi. Per casi specifici è sempre consigliato rivolgersi a un professionista abilitato.
In sintesi
Soggetti obbligati e scritture contabili del sostituto d'imposta
L’art. 21 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 600 disciplina gli obblighi di registrazione del sostituto d'imposta in relazione ai redditi di lavoro dipendente corrisposti. I soggetti obbligati sono quelli indicati nel terzo comma dell’art. 13 dello stesso decreto: enti e società, persone fisiche che esercitano imprese commerciali o arti e professioni, condomini e tutti gli altri soggetti che si trovano nella posizione di sostituto d'imposta nei confronti dei propri lavoratori dipendenti e collaboratori.
La norma si integra con la disciplina delle ritenute sui redditi di lavoro dipendente di cui all’art. 23 dello stesso decreto e con le disposizioni del D.Lgs. 9 luglio 1997, n. 241 e del D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322 in materia di dichiarazione del sostituto d'imposta (modello 770) e di certificazione unica (CU).
Annotazione delle detrazioni nel libro matricola
Il comma 1 dell’art. 21 prescrive che le detrazioni fiscali riconosciute ai dipendenti siano indicate, per ciascun dipendente, nel libro matricola o in altri libri obbligatori tenuti ai sensi della legislazione lavoristica. Le detrazioni cui si riferisce la norma sono quelle per carichi di famiglia di cui all’art. 12 del TUIR (detrazioni per coniuge, figli a carico e altri familiari) e quelle per redditi di lavoro dipendente di cui all’art. 13 del TUIR. Tali detrazioni devono essere attribuite in base alla richiesta scritta effettuata dal dipendente ai sensi dell’art. 23 del D.P.R. n. 600/1973.
Il sistema si basa sull’autodichiarazione del dipendente: spetta al lavoratore comunicare al sostituto d'imposta la propria situazione familiare e reddituale ai fini del riconoscimento delle detrazioni. Il sostituto applica le detrazioni indicate nella richiesta e le annota nel registro, senza poter effettuare verifiche autonome sulla veridicità delle dichiarazioni ricevute. La responsabilità per le indicazioni false è del dipendente, salvo che il sostituto ne sia a conoscenza.
Libro paga e documentazione dei compensi
Il comma 1 dell’art. 21 prevede altresì che le somme e i valori corrisposti a ciascun dipendente risultino dal libro paga o da documenti equipollenti tenuti ai sensi della vigente legislazione sul lavoro. Il libro paga è il registro in cui il datore di lavoro annota, per ciascun dipendente e per ciascun periodo di paga, la retribuzione lorda, le trattenute previdenziali e fiscali, e la retribuzione netta erogata. La sua tenuta è disciplinata dalla normativa lavoristica (D.L. 9 ottobre 1989, n. 338 e successive modificazioni).
Il coordinamento tra il libro paga e le ritenute operate ai sensi dell’art. 23 è essenziale per la corretta determinazione del conguaglio fiscale di fine anno e per la compilazione della certificazione unica (CU) da rilasciare al dipendente entro il 16 marzo dell’anno successivo. Eventuali discordanze tra i dati del libro paga e quelli della CU o del modello 770 possono determinare l’apertura di controlli da parte dell’Amministrazione finanziaria.
Evoluzione normativa e semplificazioni
Le modalità di tenuta del libro matricola e del libro paga sono state progressivamente semplificate dalla normativa lavoristica e tributaria. Il D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276 ha introdotto il libro unico del lavoro (LUL), che ha sostituito il libro matricola e il libro paga a partire dal 2009 (ai sensi dell’art. 39 della L. 9 agosto 2008, n. 133). Il LUL deve essere tenuto in modalità telematica e conservato per cinque anni dalla registrazione, ma i dati in esso contenuti devono essere disponibili fino alla definizione degli accertamenti fiscali ai sensi dell’art. 22 del D.P.R. n. 600/1973. I riferimenti al «libro matricola» e al «libro paga» contenuti nell’art. 21 devono pertanto intendersi come riferiti al libro unico del lavoro.
Domande frequenti
Dove devono essere annotate le detrazioni fiscali dei dipendenti?
In base all’art. 21, le detrazioni fiscali spettanti a ciascun dipendente (per carichi di famiglia e per reddito di lavoro dipendente) devono essere indicate nel libro matricola o in altri libri obbligatori previsti dalla legislazione lavoristica. Oggi il riferimento va inteso come relativo al libro unico del lavoro (LUL), che ha sostituito il libro matricola dal 2009.
Chi è responsabile della correttezza delle detrazioni indicate al sostituto?
È responsabile il dipendente, che deve comunicare al sostituto d'imposta la propria situazione familiare tramite apposita richiesta scritta. Il sostituto applica le detrazioni indicate senza poter verificarne la veridicità. Se le dichiarazioni del dipendente sono false, la responsabilità ricade su di lui, salvo che il sostituto ne fosse a conoscenza.
Cosa deve contenere il libro paga ai fini fiscali?
Il libro paga deve riportare, per ciascun dipendente e per ciascun periodo di paga, la retribuzione lorda, le trattenute previdenziali e fiscali (comprese le ritenute IRPEF), e la retribuzione netta erogata. I dati del libro paga sono il riferimento per la compilazione della certificazione unica (CU) e del modello 770.
Per quanto tempo devono essere conservati i dati del libro paga?
Ai fini fiscali, i dati devono essere conservati fino alla definizione degli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta, come previsto dall’art. 22 del D.P.R. n. 600/1973. Questo termine può essere superiore ai cinque anni previsti dalla normativa lavoristica per la conservazione del LUL.