Art. 34 Antiriciclaggio – Disposizioni specifiche (1)

La norma nel sistema degli obblighi di conservazione

L’articolo 34 del D.Lgs. n. 231/2007, sostituito dal D.Lgs. n. 90/2017, reca disposizioni specifiche in materia di conservazione dei documenti e delle informazioni acquisite ai fini antiriciclaggio, integrandosi con le previsioni generali degli articoli 31, 32 e 33 del medesimo decreto. La rubrica «Disposizioni specifiche» segnala che la norma non contiene una disciplina autonoma degli obblighi di conservazione, ma introduce previsioni speciali che si affiancano al regime ordinario.

Duplice utilizzo dei dati conservati: fini antiriciclaggio e fiscali

Il comma 1 prevede che i dati e le informazioni conservate ai sensi del Capo II (obblighi di conservazione) siano utilizzabili anche a fini fiscali, nel rispetto del vigente quadro di attribuzioni e competenze. La disposizione ha una duplice valenza. Da un lato, consente alle autorità fiscali di accedere alle informazioni acquisite nell’ambito degli obblighi antiriciclaggio, evitando la necessità di duplicare adempimenti a carico dei soggetti obbligati. Dall’altro, ribadisce che l’utilizzo delle informazioni a fini fiscali deve avvenire nel rispetto dei limiti di competenza: le informazioni raccolte da un soggetto obbligato ai fini antiriciclaggio non possono essere utilizzate autonomamente dall’Agenzia delle Entrate senza le procedure di acquisizione previste dalla normativa fiscale.

Nella pratica, la convergenza tra normativa antiriciclaggio e normativa fiscale è sempre più significativa. I fascicoli della clientela redatti ai sensi degli artt. 31 e 32 del D.Lgs. n. 231/2007 contengono informazioni rilevanti anche per l’accertamento fiscale (titolarità effettiva, flussi finanziari, struttura societaria), e le autorità tributarie possono acquisirle attraverso i canali previsti dalla legge, inclusa la cooperazione con la Guardia di Finanza nell’esercizio dei poteri di polizia tributaria e di polizia valutaria.

Modalità specifiche di conservazione per il notariato

Il comma 2 riconosce che il fascicolo del cliente, redatto in conformità agli articoli 31 e 32, costituisce idonea modalità di conservazione dei dati e delle informazioni per tutti i soggetti obbligati. Per i notai, in particolare, la norma equipara la custodia dei documenti, delle attestazioni e degli atti presso il notaio nonché la tenuta dei repertori notarili alle modalità di conservazione previste dal decreto. I repertori notarili sono tenuti ai sensi della legge 16 febbraio 1913, n. 89 e del relativo regolamento di cui al R.D. 10 settembre 1914, n. 1326. Questa previsione riconosce la specificità della professione notarile, che per sua natura genera documentazione ampiamente sovrapponibile con quella richiesta ai fini antiriciclaggio, evitando duplicazioni inutili e onerose per i professionisti.

Viene altresì richiamata la descrizione dei mezzi di pagamento ai sensi dell’articolo 35, comma 22, del D.L. 4 luglio 2006, n. 223 (convertito con modificazioni dalla L. 4 agosto 2006, n. 248), che costituisce un ulteriore adempimento assorbito dalla tenuta del fascicolo antiriciclaggio. In questa prospettiva, il D.Lgs. n. 231/2007 e le norme fiscali convergono verso un sistema di conservazione integrato che riduce gli oneri documentali per i soggetti obbligati.

Disposizioni specifiche delle autorità di vigilanza per archivi informatizzati

Il comma 3 prevede che le autorità di vigilanza di settore possano adottare disposizioni specifiche per la conservazione e l’utilizzo dei dati e delle informazioni contenuti in archivi informatizzati, inclusi quelli già istituiti presso i soggetti vigilati alla data di entrata in vigore dell’articolo. L’adozione di tali disposizioni deve avvenire nel rispetto dei principi di semplificazione, economicità ed efficienza e a supporto delle rispettive funzioni di vigilanza. La norma mira a evitare che la transizione al sistema del D.Lgs. n. 90/2017 imponga ai soggetti vigilati (banche, intermediari finanziari, assicurazioni) di dismettere archivi informatizzati già conformi e funzionali, permettendo invece l’adeguamento progressivo alle nuove regole attraverso disposizioni settoriali. Banca d'Italia, CONSOB e IVASS hanno esercitato questo potere nell’ambito dei rispettivi regolamenti attuativi.

Profili di tutela della privacy

La conservazione dei dati ai fini antiriciclaggio interagisce con la normativa sulla protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e D.Lgs. n. 196/2003). La conservazione deve rispettare i principi di minimizzazione, finalità e limitazione della conservazione: i dati non possono essere trattenuti oltre i termini previsti dalla legge (in linea generale dieci anni dalla cessazione del rapporto continuativo o dall’esecuzione dell’operazione occasionale, ai sensi dell’art. 31, comma 2) né utilizzati per finalità incompatibili con quelle antiriciclaggio, salvo le eccezioni espressamente previste dalla legge (come l’utilizzo a fini fiscali di cui al comma 1). Il fascicolo del cliente deve quindi essere gestito con procedure di accesso controllato e conservazione sicura, documentando le modalità di trattamento e i soggetti autorizzati ad accedervi.