La guida
Il datore non può installare impianti e sistemi che controllino a distanza l’attività dei lavoratori senza prima aver concluso un accordo sindacale con le RSA/RSU o, in alternativa, ottenuto l’autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro. La procedura non si applica agli strumenti usati dal lavoratore per rendere la prestazione né ai sistemi di registrazione degli accessi, ma i dati raccolti possono essere usati a fini disciplinari solo se il lavoratore è stato preventivamente informato.
Tabella riepilogativa
| Sistema | Accordo sindacale / autorizzazione ITL? | Note |
|---|---|---|
| Telecamere di videosorveglianza | Sì (se possono monitorare l’attività lavorativa) | Non necessario se solo per sicurezza patrimoniale senza visuale sui lavoratori |
| Software di monitoraggio PC (keylogger, screenshot) | Sì | Necessari accordo + informativa GDPR |
| Sistemi di geolocalizzazione veicoli aziendali | Sì | Accordo o autorizzazione + informativa |
| Badge per accessi (orari entrata/uscita) | No | Strumento di registrazione degli accessi |
| Strumenti di lavoro (PC, telefono aziendale) | No per lo strumento in sé | Ma policy d’uso e informativa GDPR obbligatorie |
La procedura: accordo o autorizzazione
Per installare impianti audiovisivi o altri strumenti di controllo a distanza che possano rilevare l’attività lavorativa, il datore deve seguire una procedura alternativa: accordo collettivo stipulato con le rappresentanze sindacali aziendali (RSA o RSU), oppure – in assenza di rappresentanze o in caso di mancato accordo – autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL). Per le aziende con unità produttive in più province l’autorizzazione è richiesta all’ITL competente per la sede legale.
Gli strumenti di lavoro e i sistemi di accesso
Il legislatore del 2015 ha escluso dall’obbligo di accordo/autorizzazione gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione (PC, smartphone, software gestionali) e i sistemi di registrazione degli accessi e delle presenze. Tuttavia, l’esclusione riguarda lo strumento in sé: se il datore installa applicazioni di monitoraggio aggiuntive su questi strumenti (es. screenshot periodici, registrazione dei tasti), rientra nell’ambito applicativo dell’art. 4 e richiede la procedura autorizzatoria.
Uso dei dati e informativa obbligatoria
I dati raccolti attraverso i sistemi autorizzati possono essere utilizzati dal datore a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, inclusi quelli disciplinari, ma solo a condizione che il lavoratore sia stato previamente informato delle modalità d’uso degli strumenti e del possibile controllo. L’informativa deve essere resa ai sensi del GDPR. In assenza di informativa, i dati non sono utilizzabili.
Casi pratici
Il datore installa telecamere nel magazzino dove lavora Tizio per verificare la movimentazione della merce. Poiché le telecamere riprendono anche l’attività lavorativa, è necessario l’accordo sindacale o l’autorizzazione ITL; in assenza, l’installazione viola l’art. 4 e i dati raccolti non sono utilizzabili nemmeno a fini disciplinari.
Il furgone aziendale di Caia viene dotato di GPS per ottimizzare i percorsi. Trattandosi di geolocalizzazione del veicolo (e indirettamente del lavoratore durante l’orario di lavoro), il datore deve concludere un accordo sindacale o ottenere autorizzazione ITL e fornire a Caia un’informativa GDPR.
Sempronio timbra l’entrata e l’uscita con un badge. Il sistema di rilevazione delle presenze non rientra nella procedura dell’art. 4: è uno strumento di registrazione degli accessi. Il datore deve comunque fornire l’informativa GDPR sul trattamento di questi dati.
Domande frequenti
Il datore può installare telecamere senza dirlo ai dipendenti?
No. L’installazione di sistemi che possono monitorare l’attività lavorativa richiede un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’ITL. Inoltre il lavoratore deve ricevere un’informativa preventiva sul sistema di controllo ai sensi del GDPR.
I dati delle telecamere possono essere usati per licenziarmi?
I dati possono essere usati a fini disciplinari solo se raccolti nel rispetto dell’art. 4 (accordo/autorizzazione) e se il lavoratore era stato preventivamente informato. In assenza di questi presupposti, i dati non sono utilizzabili.
Il GPS sulla mia auto aziendale richiede accordo sindacale?
Sì, se il veicolo viene usato durante l’orario di lavoro e la geolocalizzazione può tracciare l’attività del lavoratore. Il datore deve seguire la procedura dell’art. 4 e rilasciare informativa GDPR.
Gli strumenti di lavoro (PC, telefono) possono essere monitorati?
Il PC e il telefono aziendali non richiedono accordo/autorizzazione per il loro uso in quanto strumenti di lavoro; ma se vengono installati software aggiuntivi di monitoraggio (screenshot, keylogger), scatta l’obbligo procedurale dell’art. 4.
Cosa succede se il datore viola l'art. 4 Statuto?
L’installazione non autorizzata di sistemi di controllo a distanza costituisce reato (art. 38 Statuto). I dati così raccolti non sono utilizzabili a fini disciplinari o probatori nel processo del lavoro.
Questa guida ha finalità divulgativa ed è aggiornata alla normativa vigente nel 2026. Gli importi, le durate e le condizioni possono variare in base al CCNL applicato e alla situazione individuale: per il proprio caso è consigliabile rivolgersi a un consulente del lavoro, al sindacato di categoria, al patronato o all’Ispettorato Territoriale del Lavoro.