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Sì, in linea di principio è così. Dal 1° gennaio 2025, se la spesa di vitto, alloggio, viaggio o trasporto in taxi/NCC sostenuta in Italia durante la trasferta è stata pagata in contanti, il relativo rimborso al dipendente diventa imponibile IRPEF (concorre al reddito di lavoro) e il costo è indeducibile per l’azienda, anche ai fini IRAP. Ci sono però eccezioni importanti: le spese sostenute all’estero e i biglietti del trasporto pubblico di linea (treno, bus, metro) restano fuori dall’obbligo di tracciabilità.
La nuova regola in vigore dal 2025
La Legge di Bilancio 2025 (art. 1, comma 81, della L. 207/2024) ha modificato l’art. 51, comma 5, del TUIR per il versante del dipendente e l’art. 95 del TUIR per la deducibilità in capo all’impresa, in coordinamento con il D.Lgs. 192/2024. Il principio è netto: per restare non imponibili in capo al lavoratore, i rimborsi di alcune spese di trasferta devono riferirsi a pagamenti effettuati con mezzi tracciabili.
Per "mezzi tracciabili" la norma rinvia all’art. 23 del D.Lgs. 241/1997: versamento bancario o postale, carte di credito, di debito e prepagate, assegni bancari e circolari, oltre agli altri strumenti elettronici di pagamento che consentono di tracciare il flusso. Il contante, per definizione, ne resta fuori.
I chiarimenti applicativi sono arrivati con la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025, che è il primo documento ufficiale di prassi a illustrare in modo organico le novità introdotte dal D.Lgs. 192/2024, dalla L. 207/2024 e dal successivo D.L. 84/2025.
Perché il legislatore ha introdotto l’obbligo
La logica è antielusiva: legare il beneficio fiscale (esclusione dal reddito per il lavoratore e deducibilità per l’impresa) alla prova del pagamento tracciato riduce il margine per rimborsi gonfiati o non realmente sostenuti. Il prezzo da pagare, sul piano organizzativo, è che l’azienda deve presidiare come il dipendente paga, non solo cosa spende.
Quali spese rientrano nell’obbligo di tracciabilità
L’obbligo di pagamento tracciato, per le spese sostenute in Italia, riguarda:
- Vitto (ristoranti, bar, pasti);
- Alloggio (alberghi, strutture ricettive);
- Viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, cioè taxi e noleggio con conducente (NCC).
Per queste voci, se il pagamento è avvenuto in contanti, scatta la doppia conseguenza negativa di cui si dirà più avanti.
Cosa resta fuori dall’obbligo
Secondo la Circolare 15/E, non sono soggette alla condizione di tracciabilità:
- le spese di viaggio e trasporto con mezzi diversi da taxi e NCC, quali treno, autobus, aereo e nave (i cosiddetti autoservizi pubblici di linea e i vettori a lunga percorrenza);
- i rimborsi corrisposti sotto forma di indennità chilometrica per l’uso del veicolo proprio, che seguono le proprie regole e non richiedono il pagamento tracciato;
- le spese sostenute all’estero, sulle quali ci si sofferma nel paragrafo dedicato.
Le eccezioni: estero e trasporto pubblico di linea
Sono i due punti su cui in pratica si concentrano i dubbi.
Trasporto pubblico di linea: biglietto anche in contanti
Per i mezzi di trasporto pubblico di linea – treno, autobus, tram, metropolitana – la Circolare 15/E conferma che non è richiesto l’uso di strumenti di pagamento tracciabili. Il biglietto, cartaceo o digitale, è di per sé sufficiente a garantire l’esclusione del rimborso dal reddito imponibile, anche se acquistato in contanti. La ratio è che il titolo di viaggio costituisce già prova documentale dell’operazione; la "zona grigia" del contante riguarda invece taxi e NCC, dove manca un titolo standardizzato analogo.
Spese sostenute all’estero
L’obbligo di tracciabilità si applica solo alle spese sostenute nel territorio italiano. Per le trasferte all’estero il rimborso può restare non imponibile anche se la spesa è stata pagata in contanti, purché sia correttamente documentata secondo le regole del metodo di rimborso adottato (analitico, forfettario o misto). Resta, naturalmente, l’esigenza di conservare giustificativi idonei.
La doppia conseguenza: lavoratore tassato e azienda che non deduce
Quando una spesa soggetta all’obbligo è pagata in contanti, l’effetto colpisce due soggetti contemporaneamente.
Lato dipendente: il rimborso diventa retribuzione
Venuta meno la condizione di tracciabilità, il rimborso perde la natura di mera reintegrazione di una spesa e concorre a formare il reddito di lavoro dipendente ai sensi dell’art. 51 del TUIR. In concreto, l’importo rimborsato è assoggettato a IRPEF e addizionali, con effetti anche sul versante contributivo, esattamente come se fosse una componente della retribuzione.
Lato azienda: costo indeducibile, anche ai fini IRAP
Per l’impresa la spesa rimborsata in contanti diventa indeducibile dal reddito d’impresa ai sensi dell’art. 95 del TUIR e anche ai fini IRAP. È un doppio danno: l’azienda non recupera fiscalmente il costo e, al tempo stesso, il dipendente si vede tassare il rimborso. Una scelta apparentemente innocua sul metodo di pagamento si traduce così in un aggravio per entrambi.
Come organizzarsi in pratica
Il presidio non richiede stravolgimenti, ma una policy chiara e qualche accorgimento operativo:
- Policy di trasferta scritta: stabilire che, per le spese sostenute in Italia (vitto, alloggio, taxi/NCC), il pagamento deve avvenire con carta aziendale, carta personale del dipendente o altro mezzo tracciabile, escludendo il contante.
- Carte aziendali o anticipi tracciati: dotare i trasfertisti di carta aziendale o, in alternativa, gestire gli anticipi tramite strumenti che lascino traccia.
- Giustificativi coerenti: chiedere che la nota spese alleghi non solo lo scontrino o la fattura, ma anche l’evidenza del pagamento tracciato (ricevuta carta, estratto, contabile).
- Distinzione per voci: separare in nota spese le voci soggette all’obbligo (vitto, alloggio, taxi/NCC in Italia) da quelle escluse (biglietti di linea, km, spese estere), così da applicare il trattamento corretto.
- Formazione dei dipendenti: comunicare che pagare in contanti un taxi o una cena in Italia può comportare la tassazione del rimborso a loro carico.
L’impatto sul Modello Redditi 2026
Le nuove regole, riferite al periodo d’imposta 2025, producono i loro effetti pratici in sede di dichiarazione: la deducibilità o indeducibilità dei costi di trasferta e rappresentanza in funzione della tracciabilità si riflette sul Modello Redditi 2026. È quindi opportuno che la verifica dei pagamenti tracciati venga fatta a monte, durante l’anno, e non a posteriori in fase dichiarativa, quando l’eventuale costo in contanti è ormai irrecuperabile.
Due casi pratici
Caso 1 – Tizio paga l’hotel in contanti
Tizio, dipendente, va in trasferta a Milano e salda l’albergo (180 euro) in contanti, allegando regolare fattura intestata all’azienda. La fattura prova la spesa, ma non il pagamento tracciato. Risultato: il rimborso di 180 euro concorre al reddito di Tizio (tassato IRPEF) e l’azienda non deduce il costo, neppure ai fini IRAP. Se Tizio avesse pagato con carta, lo stesso rimborso sarebbe rimasto fuori dal reddito e deducibile per l’impresa.
Caso 2 – Caio viaggia in treno e prende un taxi
Caio acquista alla stazione un biglietto del treno pagandolo in contanti (40 euro) e, arrivato a destinazione, prende un taxi pagato anch’esso in contanti (15 euro). Il biglietto del treno è trasporto pubblico di linea: il rimborso resta non imponibile anche se pagato in contanti. Il taxi, invece, è autoservizio pubblico non di linea: pagato in contanti, quei 15 euro diventano imponibili per Caio e indeducibili per l’azienda. Stesso viaggio, due trattamenti diversi a seconda del tipo di mezzo e del pagamento.
Domande frequenti
Il bancomat e le carte prepagate valgono come pagamento tracciabile?
Sì. La norma rinvia all’art. 23 del D.Lgs. 241/1997, che comprende carte di credito, di debito (bancomat), prepagate, assegni bancari e circolari, bonifici e gli altri strumenti elettronici che consentono di tracciare il flusso. Tutti questi soddisfano la condizione.
Se il dipendente anticipa con la propria carta e poi viene rimborsato, va bene?
Sì. Ciò che conta è che la spesa sia stata pagata con mezzo tracciabile; non è necessario che lo strumento sia intestato all’azienda. Il dipendente può anticipare con carta personale e farsi rimborsare, conservando l’evidenza del pagamento.
L’obbligo riguarda anche le spese sostenute all’estero?
No. La condizione di tracciabilità si applica alle sole spese sostenute nel territorio italiano. Per le trasferte all’estero il rimborso può restare non imponibile anche con pagamento in contanti, purché la spesa sia correttamente documentata secondo il metodo di rimborso adottato.
Le indennità chilometriche per l’auto propria devono essere "tracciate"?
No. I rimborsi a titolo di indennità chilometrica per l’uso del veicolo proprio non sono soggetti alla condizione di tracciabilità, perché non si tratta del pagamento di una spesa a un terzo ma del rimborso forfettario di un costo di percorrenza, calcolato secondo le proprie regole.
Da quando si applicano queste regole e dove si vedono gli effetti?
Le regole si applicano alle spese sostenute a partire dal 1° gennaio 2025. Gli effetti sulla deducibilità dei costi d’impresa si riflettono sul Modello Redditi 2026, relativo al periodo d’imposta 2025. I chiarimenti operativi sono contenuti nella Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025.
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Questa guida spiega la regola generale, ma ogni situazione ha le sue specificità. Per un controllo sul tuo caso puoi trovare un professionista tramite Legge in Chiaro.