In sintesi
- Le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti non richiedono legalizzazione, salvo i casi previsti dagli artt. 32 e 33.
- Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare data e luogo del rilascio, nome e cognome per esteso, qualifica rivestita e apporre firma per esteso con timbro dell'ufficio.
- La regola tutela la certezza pubblica della firma: la qualifica e il timbro istituzionale sostituiscono la procedura di legalizzazione formale.
- Le eccezioni riguardano principalmente documenti destinati all'estero o a specifici usi che la legge individua nei due articoli successivi.
- La norma semplifica la circolazione dei documenti pubblici interni, evitando duplicazioni burocratiche e costi aggiuntivi per cittadini e imprese.
Testo dell'articoloVigente
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all’Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Art. 31 DPR 445/2000 — Atti non soggetti a legalizzazione
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 — Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa
1. Salvo quanto previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Stesso numero, altri codici
- Art. 31 D.Lgs. 504/1995 — Disposizioni per il condizionamento e per l'etichettatura
- Articolo 31 L. 184/1983: Incarico all'ente autorizzato e svolgimento della procedura
- Art. 31 Reg. (UE) 2024/1689 — Requisiti relativi agli organismi notificati
- Art. 31 Cod. Amb. — Attribuzione competenze
- Art. 31 D.Lgs. 148/2015 — Assegno di solidarietà
- Art. 31 D.Lgs. 159/2011 — Cauzione. Garanzie reali
Informazione giuridica di carattere generale — Il presente contenuto costituisce informazione giuridica di carattere generale e non sostituisce in alcun modo il parere di un avvocato iscritto all'Albo. La norma riportata è tratta da fonti ufficiali (Normattiva, Gazzetta Ufficiale) e il commento ha finalità divulgativa. Per la valutazione del caso specifico è necessario consultare un professionista abilitato.
Commento
Cosa significa «legalizzazione» e perché di solito non serve
La legalizzazione è un procedimento formale con cui un'autorità competente attesta l'autenticità della firma apposta su un documento da un altro pubblico ufficiale. Nel diritto internazionale è nota come «apostille» (Convenzione dell'Aja del 1961) quando si tratta di documenti destinati a Paesi firmatari, oppure come «legalizzazione consolare» per gli altri casi. L'art. 31 del DPR 445/2000 stabilisce che, nei rapporti interni, le firme dei pubblici funzionari o pubblici ufficiali non necessitano di tale procedura ulteriore: la qualifica istituzionale e il timbro d'ufficio bastano a garantire l'autenticità.
Ambito applicativo: chi è coperto dalla norma
La disposizione copre i documenti rilasciati da pubblici funzionari (dipendenti delle amministrazioni pubbliche che agiscono nell'esercizio delle loro funzioni) e pubblici ufficiali (soggetti investiti per legge di poteri pubblicistici, come notai, ufficiali di stato civile, cancellieri giudiziari). I documenti interessati sono atti, certificati, copie ed estratti. La norma è ampia: un certificato anagrafico firmato dall'ufficiale di stato civile, una copia autentica del cancelliere, un estratto dal registro delle imprese firmato dalla Camera di Commercio — in tutti questi casi la firma non va legalizzata per l'uso interno.
Requisiti formali obbligatori
Sebbene la legalizzazione non sia richiesta, la norma impone al funzionario o pubblico ufficiale di indicare con precisione: (i) la data e il luogo del rilascio; (ii) il proprio nome e cognome per esteso; (iii) la qualifica rivestita; (iv) la firma per esteso; (v) il timbro dell'ufficio. Questi elementi svolgono la funzione che altrimenti spetterebbe alla legalizzazione: permettono al destinatario di verificare chi ha firmato, con quale potere e in quale contesto istituzionale. L'omissione di uno di questi elementi potrebbe rendere il documento contestabile o richiedere una rettifica.
Eccezioni: artt. 32 e 33
Il comma 1 fa espressamente salvo quanto previsto dagli articoli 32 e 33. L'art. 32 disciplina i documenti destinati all'estero in Paesi che non hanno aderito a convenzioni di semplificazione: in quel caso la legalizzazione è necessaria secondo le norme internazionali applicabili. L'art. 33 riguarda invece specifiche categorie di atti per i quali la legge impone formalità aggiuntive. La regola dell'art. 31 è quindi la norma generale — nessuna legalizzazione — e gli artt. 32-33 le eccezioni tassative.
Collegamento con il principio di semplificazione
La norma si inserisce nel quadro generale di semplificazione amministrativa che percorre l'intero DPR 445/2000. Eliminare la legalizzazione ridondante abbatte costi e tempi per cittadini e imprese: un certificato comunale non deve passare per un secondo ufficio che attesti l'autenticità della firma del primo. Il principio di buon andamento della pubblica amministrazione (art. 97 Cost.) richiede proprio questo: snellire le procedure senza sacrificare la certezza giuridica, che qui è garantita dai requisiti formali alternativi elencati dalla norma stessa.
Casi pratici
Caso 1:
Caso 2:
Caso 3:
Domande frequenti
Cosa si intende per legalizzazione di una firma su un documento pubblico?
La legalizzazione è l'attestazione ufficiale dell'autenticità della firma apposta da un pubblico ufficiale, rilasciata da un'autorità competente. Negli usi interni italiani l'art. 31 DPR 445/2000 la esclude: la qualifica e il timbro dell'ufficio bastano.
Un certificato comunale deve essere legalizzato per essere usato in un'altra regione italiana?
No. Per l'uso interno sul territorio italiano non è richiesta alcuna legalizzazione. Il funzionario deve solo indicare data, luogo, nome, qualifica e apporre firma per esteso e timbro dell'ufficio.
Quando la legalizzazione è invece necessaria?
È necessaria per i documenti destinati all'estero, nei casi previsti dagli artt. 32 e 33 DPR 445/2000. Per i Paesi aderenti alla Convenzione dell'Aja si usa l'apostille; per gli altri si applica la legalizzazione consolare.
Cosa succede se il funzionario omette di indicare la propria qualifica sul documento?
Il documento potrebbe risultare formalmente irregolare, perché l'indicazione della qualifica è uno dei requisiti espressamente previsti dall'art. 31. Il destinatario può legittimamente chiedere una rettifica o un nuovo documento conforme.
La norma si applica anche alle copie autentiche rilasciate dai cancellieri dei tribunali?
Sì. I cancellieri giudiziari sono pubblici ufficiali: le loro firme su copie e estratti non sono soggette a legalizzazione per l'uso interno, purché siano rispettati i requisiti formali dell'art. 31 (data, luogo, nome, qualifica, timbro).
Vedi anche